A NR7 prevê que no caso de substituição do médico coordenador, previsto no item 7.4.5.2 , o acervo de prontuários medicos deve ser transferido ao médico substituto, e permanecer arquivado por período de 20 anos do desligamento dos trabalhadores.
Este procedimento é através de carta assinada e carimbada por médico pessoalmente a ser apresentada na retirada pelo mesmo, ou através de seu portador mediante a carta com a assinatura reconhecida em cartório devidamente assinado e carimbado. Do contrário não é entregue os prontuários médicos se não atender os procedimentos quais garantam a responsabilidade do acervo de prontuários médicos.
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